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Gestão de documentos na nuvem para enfrentar a crise

Gestão de documentos na nuvem para enfrentar a crise

17-06-20 | TECNOLOGIA | masteruser |

Fundamental para empresas que desejam colocar os dois pés na era digital, a gestão de documentos na nuvem é uma ferramenta cada vez mais valorizada por empresas do mundo inteiro.

Mais do que informatizar e automatizar a empresa, a gestão de documentos na nuvem permite que o trabalho remoto seja executado sem perdas de produtividade.

Com a pandemia mundial provocada pela Covid-19, doença causada pelo novo Coronavírus, o isolamento domiciliar foi a principal estratégia utilizada pelos governos para frear o contágio da doença.

Nesse contexto, as empresas ficaram sem saída e precisaram abraçar o home office de uma vez por todas.

Neste artigo, você vai entender as vantagens de adotar a gestão de documentos na nuvem na sua empresa, vai conhecer os desafios por trás dessa prática e também vai descobrir ferramentas que auxiliam a gestão no dia a dia.

Ao fim da leitura, você será capaz de implementar a gestão de documentos na nuvem na sua empresa, seja para garantir mais segurança para a documentação, para facilitar o acesso dos seus funcionários ou para viabilizar o home office quando ele for necessário.

 

Importância da gestão de documentos na nuvem

Para entender a importância da gestão de documentos na nuvem, imagine a situação de um escritório de arquitetura.

Todos os projetos são armazenados em arquivos no escritório, com pastas separadas por cliente, onde constam os detalhes sobre cada obra.

O gestor até possui a versão digital desses documentos, mas eles estão armazenados nos computadores da empresa.

Certa noite, na madrugada, o gestor recebe uma ligação da segurança: o escritório pegou fogo. Todos os arquivos físicos e eletrônicos se perderam.

O que fazer?

Esse trágico exemplo hipotético ajuda a mostrar a importância da gestão de documentos na nuvem para sua empresa, independentemente do tamanho e do número de clientes.

Mas os benefícios da gestão de documentos na nuvem vão além da segurança proporcionada pelo fato de que os arquivos estão salvos na nuvem e acessíveis de qualquer local.

Outra vantagem está associada ao fato de que a gestão na nuvem permite que seus colaboradores atuem de qualquer local, e acessem os arquivos por qualquer dispositivo, como notebook, celular e tablet.

Além disso, você elimina, em muitos casos, a necessidade de papel, e reduz riscos com o extravio de documentos.

Para finalizar, a gestão de documentos na nuvem também garante mais velocidade e eficiência no dia a dia, sem que a equipe perca tempo procurando arquivos físicos.

Isso porque, quando falamos em documentos, há muito mais do que apenas contratos: são relatórios, orçamentos, levantamentos, apresentações, pesquisas, prontuários, histórico de transações, laudos, formulários e dossiês.

Todos esses documentos podem passar pela gestão na nuvem, com benefícios diretos para sua empresa.

 

Desafios da gestão de documentos na nuvem

Ao passar a gestão dos seus documentos para a nuvem, você vai enfrentar alguns desafios. A seguir, listamos algumas das principais dificuldades desse processo.

Transição
O primeiro desafio relacionado à gestão de documentos na nuvem diz respeito à transição do formato físico, por exemplo, para o digital.

Esse processo pode ser demorado e trabalhoso, dependendo do nível de complexidade do sistema que você escolheu e do volume de documentos que precisam ser inseridos na nuvem.

Treinamento
A transição também exigirá que seus colaboradores sejam treinados para aprender a utilizar a nova plataforma.

Como toda e qualquer novidade no ramo empresarial, essa transição pode causar algum tipo de desgaste, e exigir tempo de adaptação, até que todos estejam habituados à nova plataforma.

Controles de permissão
Quando todos os documentos estão online e acessíveis na nuvem, os controles de permissão precisam ser conduzidos com atenção, para garantir a segurança e a confidencialidade dos materiais.

Por isso, você vai precisar dedicar tempo para encontrar a melhor maneira de controlar os acessos e conceder as permissões para seus funcionários.

 

E aí, gostou do artigo? Se você também tem dicas para fazer a gestão de documentos na nuvem, compartilhe com a gente nos comentários.

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